Стратегические сессии по ИТ-стратегии: что это такое, история их появления, опыт их проведения

Автор: Александр Михайлов, эксперт по ИТ-стратегиям, MBA, генеральный директор компании «Консалтинг по управлению ИТ», editor@info-strategy.ru

Материал статьи подготовлен на базе имеющегося у автора этой статьи опыта проведения стратегических сессий по разработке ИТ-стратегий:

Стратегические сессии: что это такое, когда они появились

Стратегические сессии — это разработка планов на год и более в формате группового обсуждения («мозгового штурма») с участием ключевых руководителей. Часто стратегические сессии проводят консультанты, которые имеют опыт таких работ и организуют эти сессии.

Письменные методики проведения стратегических сессий появились лет 30-50 назад, но этот формат работ был и ранее. «Обсуждения» или «мозговые штурмы» появились еще в древней Греции несколько тысяч лет назад, а, пожалуй, и еще ранее, возможно уже при появлении речи у первых человекообразных обезьян.

Стратегические сессии у древних греков: участники военных советов, проводимых Александром Македонским по планированию завоевания мира:

• А. Македонский (царь Древней Македонии, выдающийся полководец);
• командиры воинских подразделений македонских войск;
• союзники Македонии;
• вероятно участвовали: казначей, интенданты, советники.

Стратегические сессии, конечно, не отменяют других традиционных вариантов планирования, в первую очередь:

• долгого (и мучительного) планирования на пару календарных месяцев, проводимого силами сотрудников своей компании.
  Иллюстрация из области рыбалки: самостоятельно подготовить удочки, накопать червей, добраться до подходящего водоема, постараться поймать рыбу, ее почистить, приготовить и наконец съесть.
  Это великолепно, если вам нравится этот процесс и есть много свободного времени. Конечно, опытные рыбаки, которые реально собираются наловить рыбы, захватят с собой палатку и продуктов на неделю, так, чтобы все-таки хоть что-то поймать;
• привлечение консультантов, которые с шутками и прибаутками, но долго и дорого, разработают для вашей компании план проектов, выполнять который придется сотрудникам вашей компании.
  Иллюстрация из области рыбалки: прийти в рыбный ресторан, выбрать рыбу, которую тут же качественно (и дорого) приготовят.

Сравнение стратегических сессий с вариантами ловли рыбы: это как прийти на платный пруд и нанять местного егеря вместе с удочками. Есть мангал, на котором вам приготовят пойманную рыбу, а рядом стоит домик, в котором можно комфортно переночевать.

Стратегические сессии также можно сравнить с услугами массажиста, которые, конечно, не заменяют регулярных посещений спортзала, но могут дать быстрый и гарантированный эффект.

Стратегические сессии по планированию бизнеса

Многие российские компании уже слышали о стратегических сессиях, в первую очередь, о стратегических сессиях по разработке стратегии бизнеса.

Стратегические сессии по планированию бизнеса появились очень давно, со времени появления первых организаций (тысячи лет назад). Вероятно, много обсуждений было при строительстве египетских пирамид, а также Великой Китайской стены.

Стратегическая сессия по планированию создания Федеральной резервной системы (ФРС США): самая важная сессия в истории финансов

В 1910 году на острове Джекилл в обстановке строжайшей секретности собрались руководители крупнейших банков США и в течение недели спланировали создание новой финансовой организации, которая была названа ФРС США.

Интересными особенностями ФРС США является то, что:

• она создает деньги из ниоткуда, передавая их в долг государству США;
• собственниками ФРС являются крупные американские банки, т.е. это негосударственная организация;
• правительство и президент США не могут выпускать деньги. Возможно, минимум одному президенту США попытки напечатать небольшое количество денег стоило жизни.

Как правило, стратегические сессии используются для быстрого планирования основных проектов по бизнесу на 1 год и более. Такая работа организуется как совместное неформальное и непрерывное обсуждение, в течении минимум одного дня, недостатков в текущем состоянии, возможных вариантов развития, возможных проектов по развитию бизнеса.

Участники стратегических сессий по бизнесу (наши дни):

• гендиректор;
• руководители основных направлений бизнеса;
• ключевые специалисты, которые близки к планированию развития бизнеса;
• часто участвуют консультанты, которые как организуют весь процесс проведения сессии, так и знают опыт работы других компаний, а также методики разработки стратегий бизнеса.

Время на проведение стратегический сессии:

• 1-3 дня по 4-10 часов каждый день;
• также нужно минимум 1-2 недели на подготовку сессии (сбор информации по имеющимся недостаткам, лучшим практикам и трендам развития рынков);
• 1-2 недели на формализацию результатов сессии, в первую очередь плана проектов на ближайший год.

Стратегические сессии по ИТ

Пожалуй, можно выделить следующие основные виды стратегических сессий по ИТ:

• Продвижение товаров и услуг ИТ-компаний, особенно больших;
• Выявление и приоритизация требований к ИТ;
• Планирование проектов по ИТ;
• Обновление ИТ-стратегии (или планов по ИТ), в т.ч. при существенных изменениях в ИТ, бизнесе, в отрасли, стране.

Все перечисленные варианты сессий могут быть использованы как в чисто рекламных целях, для продвижения своих товаров и услуг, так и при реальном планировании ИТ.

ChatGPT считает, что «одним из первых примеров стратегической сессии по ИТ-стратегии была сессия IBM в 1970 году, на которой была разработана стратегия развития компании в области информационных технологий на ближайшие годы.

Эта стратегия помогла IBM стать лидером в области компьютерных технологий».

Далее рассмотрены стратегические сессии по планированию развития ИТ, в том числе по разработке плана развития ИТ на 1 год и более.

Стратегические сессии по ИТ-стратегии

Стратегические сессии по планированию ИТ уже много лет используются в рамках консалтинга по разработке ИТ-стратегии. Чаще такие мероприятия называются не «стратегическими сессиями», а просто «обсуждениями» и, как минимум, компания IBM, где много лет работал автор этого текста, проводит такие обсуждения в рамках консалтинговых проектов для рассмотрения вариантов развития основных элементов ИТ и плана проектов по ИТ.

Однако, в отрыве от консалтинга по разработке ИТ-стратегии, стратегические сессии по ИТ, используются в России гораздо меньше, чем по планированию бизнеса в целом.

Эффект от стратегических сессий по ИТ может быть большим, можно реально рассмотреть различные варианты развития ИТ и принять именно стратегические решения, куда развивать ИТ на несколько лет вперед. Это особенно важно сейчас, когда для многих компаний ИТ — это один из основных драйверов развития бизнеса, а также в условиях высокой неопределенности, которая наблюдается минимум последние пару лет.

Минусами стратегических сессий являются требования к очень высокой квалификации того, кто их проводит (как высокая квалификация в разработке ИТ-стратегий, так и организаторские способности по проведению сессий и подготовке к ним).

Также требуется плотное участие руководителя ИТ-службы, руководителей направлений ИТ, куратора ИТ, в том числе при сборе информации для стратегической сессии, а также активном участии в обсуждениях для принятия решений по развитию ИТ.

Участники стратегической сессии по разработке ИТ-стратегии:

• ИТ-директор;
• куратор ИТ (обычно это гендиректор);
• руководитель разработки ПО;
• руководитель поддержки ИТ;
• ответственный за инфраструктуру ИТ;
• возможно участие: ответственного за информационную безопасность, консультантов, партнеров.

Проведение стратегических сессий — это индивидуальная работа с каждой компанией, с небольшой (по сравнению с консалтингом) стоимостью.

Опыт А.Михайлова по проведению стратегических сессий по разработке ИТ-стратегий

Проведением стратегических сессий при разработке ИТ-стратегии автор этого текста, Александр Михайлов, занимается более 15 лет.

Несколько лет назад я начал проводить стратегические сессии в начале и конце обучения и, после небольшого тестирования, стали получаться хорошие результаты.

Также высоки риски и для консультантов (заказчик может много раз менять свои требования и в итоге просто не оплатить уже сделанную работу).

Стоит отметить, что шансы заказчика обновить разработанную консультантами ИТ-стратегию, как правило, крайне невелики, например, 10% (это оценки по опыту разработки консультантами IBM ИТ-стратегий в России).

Варианты, когда ИТ-менеджеры могут сами обновлять, в т.ч. ежегодно, ИТ-стратегию, требуют предварительного освоения методик разработки ИТ-стратегий, что не так просто, да и большие ИТ-компании в этом не заинтересованы.

Шансы ИТ-менеджеров самостоятельно разработать даже несложную ИТ-стратегию для своей компании совсем невелики.

Даже после прочтения книг по ИТ-стратегии (а их совсем немного, например, книга А.Михайлова «ИТ-стратегия и стратегия цифровой трансформации бизнеса»), самостоятельно разработали ИТ-стратегию менее 5% читателей книги, да и то стратегиями их можно назвать лишь с большой натяжкой.

Многолетний опыт автора этой статьи проведения обучений по ИТ-стратегии в рамках программ MBA по ИТ, где практическая разработка хотя бы основы ИТ-стратегии для своей компании является обязательной частью обучения, показал, что ИТ-директорам разрабатывать ИТ-стратегии ну очень сложно (да и многие ИТ-директора считают это лишним). Стоит добавить, что гендиректора (кураторы ИТ) вполне могут разрабатывать части ИТ-стратегий, особенно требования к ИТ.

Параллельно обучению, ИТ-стратегии разрабатывают более половины слушателей. Но обучение должно быть размазано по времени (лучше одна из десяти лекций в неделю и одно обсуждение, что же получилось по разработке кусочка ИТ-стратегии). При этом вероятность разработки основы ИТ-стратегии: 50-70%, но это требует больших затрат времени руководителя ИТ-службы, см. кейс:

Кейс «Мучения ИТ-директора»

«Курс дистанционного обучения построению ИТ-стратегии оказался исключительно полезным для меня и для нашего ИТ-блока.

Формат дистанционного обучения безусловно не легок. Приходилось отключать мобильный и рабочий телефон, все мессенджеры и запирать на ключ дверь рабочего кабинета.

В середине был тяжелый этап, когда хотелось все бросить. Работа и учеба конфликтовали за мое свободное время.
Только благодаря харизме преподавателя и его настойчивости удалось преодолеть этот неприятный этап.

В итоге родился короткий и емкий документ, за две итерации получилось согласовать его с руководством. Но документ – не главный результат обучения, в голове появилось понимание целостной картины ИТ-подразделения, его текущих задач и вектора развития. Сформулированы базовые принципы и цели ИТ в компании.

Используя багаж навыков, полученных на тренинге, мы сможем и дальше поддерживать нашу концепцию в актуальном состоянии».

ИТ-директор средней по размеру компании

Хорошее качество ИТ-стратегий удавалось получать в рамках корпоративного обучения (для одной компании) с параллельной разработкой основы ИТ-стратегии и проведениям стратегических сессий (особенно в начале и конце работ по разработке ИТ-стратегии); см. кейс:

Кейс «Особенности корпоративного обучения со стратегическими сессиями»

«В результате корпоративного обучения с параллельным обсуждением каждого из раздела ИТ-стратегии (10 лекций и 10 стратегических сессий по обсуждению презентации) удалось разработать основу ИТ-стратегии на 35 слайдов.

Удалось вовлечь в разработку ИТ-стратегии ИТ-менеджеров нашей компании, что позволило получить практическую пользу и ускорило получение результата.

На работы по ИТ-стратегии ушло несколько недель моего времени.
В случае нашей компании и для повышения результата, наверное, параллельно обучению было бы уместно несколько больше консалтинга, также аудита ИТ. Но, это очень индивидуально, полагаю, что возможно было выяснить только после курса.

Похоже, что разработка одного слайда ИТ-стратегии — это один-два человеко-дня работы (для средних по размеру компаний). Это только по содержанию слайдов, не считая времени на дизайн.

Часть этих работ можно и нужно поручать консультантам, особенно, если вовлеченность менеджеров низкая или высокая занятость. Однако, совсем сокращать обучение вряд ли целесообразно, т.к. наш вариант обучения с параллельной разработкой ИТ-стратегии и небольшой помощи Александра Михайлова, который, собственно, и квалифицированно провел обучение, дал нам знание и навыки, которые дальше позволят обновлять самостоятельно эту ИТ-стратегию.

В случае заказа только консалтинга по разработке ИТ-стратегии, вероятно, наши шансы самостоятельно обновлять ИТ-стратегию были бы невелики.

Настоятельно рекомендую для оформления презентации выделять отдельного сотрудника или нанимать стороннего».

Куратор ИТ крупной компании

Только стратегические сессии. Однако в этом случае может потребоваться помощь консультантов для пересмотра ИТ-стратегии, в т.ч. ежегодного, см. кейс «Выгоды стратегической сессии»:

Кейс «Выгоды стратегической сессии»

«Специалистами нашей компании было рассмотрено несколько вариантов процесса разработки ИТ-стратегии:

• Обучение, параллельно которому ИТ-директор и сотрудники нашей компании сами пишут ИТ-стратегию;
• Консалтинг по разработке ИТ-стратегии, когда стратегию полностью пишет консультант;
• Совместное с консультантами обсуждение («Стратегические сессии»).

Учитывая синергетический эффект совместного использования знаний и опыта специалистов нашей компании и экспертизы Александра Михайлова, наиболее уместным оказался вариант проведения «Стратегических сессий» в рамках которых рассматривается как ИТ в целом, так и каждый из элементов ИТ (требования бизнеса к ИТ, план проектов по ИТ, информационные системы, инфраструктура ИТ, ИТ-процессы, управление ИТ (ИТ-служба))».

Зам. ИТ-директора крупной компании

Выводы по опыту проведения стратегических сессий по разработке ИТ-стратегий

1. Стратегические сессии достаточно широко используются для планирования бизнеса в крупных и средних российских компаниях, в первую очередь, в достаточно передовых;
2. Стратегические сессии по планированию развития ИТ традиционно входят в рамки консалтинга по разработке ИТ-стратегии, но консалтинг — это долго и дорого. Также стоит отметить, что заказчик после консалтинга имеет небольшие шансы самостоятельно обновлять планы, полученные в результате консалтинга, включая результаты стратегических сессий;
3. Проведение стратегических сессий не является заменой консалтинга, скорее это попытка получить за совсем небольшое время (1-2 недели) осмысленную основу плана проектов по ИТ на год и более.
   Однако, за короткое время подробный план проектов разработать не слишком реально, т.е. ожидание, что стратегическая сессия — это волшебная палочка, которая решит все вопросы, не слишком обосновано;
4. На взгляд автора этого текста, стратегические сессии уместны как в рамках консалтинга (что не ново и так уже используется многими компаниями), так и в рамках обучения (особенно корпоративного) с одновременной разработкой ИТ-стратегии или хотя бы ее основы.
   У меня был успешный опыт проведения стратегических сессий:
   — в начале обучения по ИТ-стратегии (для выявления требований бизнеса к ИТ и основных проектов по ИТ, которые поддерживают эти требования);
   — в конце обучения, когда надо свести воедино кусочки уже разработанных частей ИТ-стратегии. Это является очень непростой работой, как минимум первые несколько раз;
   — для обновления уже имеющейся ИТ-стратегии;
   — также уместны тематические стратегические сессии по планированию отдельных элементов ИТ, например, информационных систем, оргструктуры ИТ-службы, ИТ-процессов и т.д.
5. Стратегические сессии содержат в себе все элементы консалтинга, как положительные (возможность привлечь методологии и опыт других компаний), так и отрицательные (высокие риски, что может получиться не так, как ожидали).
   Но стратегические сессии в десятки раз дешевле и короче полномасштабных консалтинговых проектов, поэтому, как вариант, можно вообще начать с одной стратегической сессии и посмотреть на результаты, потом принять решение, нужно ли это развивать. Если нужно, то как конкретно.
   Однако, если вашей компании нужно определенно разработать стратегию хотя бы на 15 слайдов, то достаточно гарантированный и не очень затратный вариант ее разработки — это корпоративное обучение с параллельной разработкой ИТ-стратегии со стратегическими сессиями в начале и конце обучения. Дополнительным и существенным достоинством этого варианта является то, что обновлять эту ИТ-стратегию вы сможете сами.

см. Стратегические сессии по ИТ-стратегии