Автор: Александр Михайлов, MBA по стратегическому управлению, Генеральный директор компании «Консалтинг по управлению ИТ».
Материал статьи построен на базе лучшего международного опыта разработки ИТ-стратегий и практического опыта автора:
 |
|
Текст написан на базе главы книги Александра Михайлова «ИТ-стратегия для гендиректора».
Оглавление:
1. Как заставить ИТ-службу учесть потребности бизнеса и возможности ИТ?
2. Типовые требования бизнеса к ИТ
3. Как увеличить выгоды от ИТ
4. Как снизить риски ИТ
5. Как оптимизировать затраты на ИТ
6. Как улучшить контроль и планирование ИТ
7. Определение требований бизнеса к ИТ в рамках разработки ИТ-стратегии или стратегии цифровой трансформации бизнеса
8. Типовые варианты выявления требований бизнеса к ИТ на 1 год и более
1. Как заставить ИТ-службу учесть потребности бизнеса и возможности ИТ
Гендиректора большинства знакомых мне компаний скорее недовольны работой ИТ и считают это направление «черной дырой», которая высасывает множество ресурсов. Но ни времени, ни желания разбираться в ИТ у руководителей компаний нет.
Однако, когда на гендиректора в очередной раз накатит волна недовольства от работы ИТ, он может найти несколько часов или даже дней, чтобы все таки попробовать улучшить работу ИТ. Далее рассмотрено, что гендиректор может сделать сам и что лучше поручить другим. Предлагаемые методы апробированы в 2011-2017 годах на сотне руководителей компаний, учившимся по программе MBA в РАНХиГС, а также на полусотне компаний, которых я подробно консультировал с 2003 года (см. Рис. 1):
Рис. 1. Алгоритм планирования гендиректором развития ИТ для своей компании
Определение (или хотя бы согласование) требований своей компании к ИТ — определенно задача гендиректора. В крупных компаниях это также и задача директора по развитию бизнеса. Гендиректору также очень желательно участвовать и в планировании улучшений ИТ (разработке ИТ-стратегии или хотя бы в обсуждении вариантов развития ИТ) на несколько лет вперед, а также контролировать выполнение этих улучшений.
По минимуму, основные 5-10 требований своей компании к ИТ, гендиректор может определить за несколько часов или дней. Однако, если консультанты по ИТ скажут вам, что на определение требований бизнеса к ИТ нужен месяц, то они тоже будут правы. Более подробно эта тема рассмотрена в моей книге «ИТ-стратегия: лучший международный и российский опыт».
Я предложил бы следующую последовательность действий гендиректора по улучшению ИТ в своей компании:
(1) Определить основные требования бизнеса к ИТ
В качестве существенной подсказки можно использовать список типовых требований бизнеса к ИТ (рассмотрен далее в этом тексте). Также надо определить перечень (и план выполнения) самых важных проектов по ИТ, которые должны быть согласованы с проектами по бизнесу, а также учитывать потенциальные возможности ИТ.
Далее рассмотрены, в качестве подсказки, типовые проекты по ИТ, которые используют российские компании для:
- увеличения выгод от ИТ;
- снижения рисков от ИТ;
- оптимизации затрат на ИТ;
- улучшения контроля и планирования ИТ.
(2) Запланировать улучшения ИТ
Чаще эти планы оформляют в виде ИТ-стратегии на несколько лет вперед.
Пожалуй, сейчас в России имеет смысл делать точный план по ИТ на 1 год вперед. Но стоит сразу делать и индикативный план на 2-3 года вперед, так как многие из проектов по ИТ дают отдачу только через несколько лет В рамках ИТ-стратегии можно комплексно рассмотреть и направления, в которых надо развивать ИТ, и план проектов по ИТ, а также бюджет ИТ, учтя возможности ИТ в конкретной компании и тренды развития ИТ в России и в мире (более подробно см. в книге «ИТ-стратегия для гендиректора«):
- методика выбора проектов по ИТ, которую можно использовать для выбора проектов по ИТ;
- возможные оценки для типовых в России проектов по ИТ.
На мой взгляд, гендиректор должен инициировать разработку ИТ-стратегии и курировать эту работу, но самой разработкой лучше заниматься ИТ-директору, лучше совместно с консультантами, имеющими опыт разработки ИТ-стратегии. Что конкретно нужно рассмотреть в ИТ-стратегии рассмотрено в Главе 6 этой книги.
(3) Контролировать выполнение улучшений ИТ (ИТ-стратегии):
лучше раз в квартал проверять фактическое выполнение плана проектов по ИТ, а раз в год пересматривать всю ИТ-стратегию.
2. Типовые требования бизнеса к ИТ
Приоритеты бизнеса и ИТ
|
Требования бизнеса к ИТ зависят от целей бизнеса (иногда их называют приоритетами развития бизнеса). Здесь и далее под «приоритетами бизнеса» и «целями бизнеса» имеется ввиду одно и тоже: основные направления развития бизнеса на ближайший год или несколько лет. С точки зрения учебников по менеджменту — это цели бизнеса. Однако на большинстве российских малых и средних компаний документов, описывающих актуальные сейчас цели бизнеса, нет. Поэтому далее используется выражение «приоритеты бизнеса», то есть цели или направления развития бизнеса примерно на год вперед. |
Гендиректор может (и должен) определить требования к информационному обеспечению своей компании. Для начала гендиректору надо определиться с тем, что он ждет от ИТ (да и от других подразделений) в ближайшие 1-3 года: поддержки роста бизнеса или же более стабильной работы ИТ? Или временного сокращения затрат для выживания во время кризиса? Оптимизировать ИТ в каждом из этих направлений вполне реально, но одновременно и поддерживать рост бизнеса и сокращать затраты, в течение длительного времени, вряд ли получится. Вспомните, как иногда говорили работники предприятий в СССР: «Вы делаете вид, что нам зарплату платите, а мы делаем вид, что работаем».
В моей книге «ИТ-стратегия для гендиректора» рассматривается модель, как типовой гендиректор может видеть ИТ: как «принтер, печатающий деньги» или, наоборот, «шредер, уничтожающий все, что в него попадает». На Рис. 2 приведена точка зрения автора этой книги на типовые направления требований бизнеса к ИТ. При этом половина или более требований бизнеса обычно относится к увеличению выгод от использования ИТ (то есть для компаний важно «выжать из ИТ все»):
Рис. 2. Типовые направления требований бизнеса к ИТ (приоритеты развития ИТ)
Типовые требования бизнеса к ИТ
Далее по каждому из типовых приоритетов развития ИТ рассмотрены часто встречающиеся в России требования бизнеса к ИТ.
а) Увеличение выгод бизнеса от использования ИТ, то есть непосредственно ИТ-поддержка приоритетов бизнеса. Обычно это самая важная и самая большая группа требований бизнеса к ИТ, примерно половина от всех требований к ИТ. В числе таких требований, гендиректора российских компаний обычно отмечают:
- сокращение затрат бизнеса, точнее, ИТ-поддержка сокращения затрат на ведение бизнеса, что может достигаться, например, большей автоматизацией учета затрат по каждому из подразделений компании. Для этого могут быть использованы информационные системы по бюджетированию, по планированию производства, по управлению финансами и т.д.;
- повышение управляемости бизнеса;
- повышение доходов бизнеса;
- новые возможности для бизнеса;
- поддержка роста бизнеса;
- снижение рисков бизнеса;
- оцифровка бизнеса;
- удовлетворение личных амбиций бизнес-руководства компании.
б) Уменьшение рисков ИТ, то есть минимизация потерь бизнеса от неработоспособности или неверной работы конкретных информационных систем и технических средств, ущерба от потерь информации и ее утечек к конкурентам.
Обычно это вторая по важности группа требований бизнеса к ИТ.
Гендиректора российских компаний в качестве требований бизнеса по уменьшению рисков от использования ИТ обычно отмечают:
- неработоспособность (или неправильную работу) информационных систем;
- неработоспособность (или неправильную работу) технических средств, включая сервера, компьютеры, связь;
- потери информации, например, при зависании компьютеров или линий связи, часть информации может быть потеряна;
- утечки информации, например, ее воровство через Интернет, конкурентами вашей компании или мошенниками.
в) Оптимизация затрат на ИТ, то есть их уменьшение (например, в кризис) или увеличение (чтобы пробовать конкурировать с международными компаниями). Затраты на ИТ в России в разы ниже, чем в США, вряд ли при этом можно обогнать американские компании по выгодам, получаемым от использования ИТ.
Гендиректора российских компаний чаще относят показатели по затратам на ИТ к не самим важным требованиям бизнеса к ИТ, и обычно выделяют показатели:
- проценты от оборота компании, выделяемые на ИТ. Здесь надо учитывать и затраты на персонал ИТ, включая налоги на зарплату и стоимость аренды помещений для персонала и для техники. Это один из немногих показателей, по которому есть средние данные по России. Затраты на ИТ сильно зависят от отрасли, в которой работает компания и меняться в диапазоне 0,5-5% от оборота компаний;
- расходы на одного пользователя ИТ. По этому показателю тоже есть данные по России;
- иногда выделяют также требования по числу сотрудников, работающих в ИТ (например «не более 5% от численности всех сотрудников компании»).
г) Улучшение контроля и планирования ИТ со стороны бизнеса
Гендиректора российских компаний часто не понимают специфики ИТ, но хотели бы контролировать выполнение плана проектов по ИТ.
К требованиям по контролю и планированию обычно относят:
- контроль работы ИТ;
- планирование работы ИТ;
- иногда выделяют также «мотивацию сотрудников ИТ».
Конечно, каждое из требований бизнеса должно быть как измеримо, так и реально достижимо. Выше перечислены только названия возможных требований. При разработке требований к ИТ для конкретной компании целесообразно написать не «неработоспособность ИТ», а «уменьшение к концу года времени неработоспособности информационной системы Х с Y часов в месяц до Z часов».
Без опыта формулирования требований бизнеса к ИТ, конечно, вряд ли получится идеальный вариант. Но все же это лучше, чем ничего.
Перечень типовых требований бизнеса к ИТ
Перечень типовых требований бизнеса к ИТ рассмотрен на Рис. 3:
Рис. 3. Перечень типовых требований российских компаний к ИТ
3. Как увеличить выгоды от ИТ
Проведенные автором этой книги опросы российских гендиректоров, что конкретно они ожидают в области увеличения выгод их компаний от использования ИТ, приведены на Рис. 4:
Рис. 4. Увеличение выгод от ИТ: типовые требования
Как правило, гендиректора хотят, чтобы ИТ помогали достичь целей (или текущих приоритетов бизнеса), обычно это ИТ-поддержка:
- повышения доходов бизнеса;
- сокращения затрат на ведение бизнеса;
- роста бизнеса;
- повышения управляемости бизнеса.
Результаты опросов гендиректоров показывают следующие типовые проблемы и решения в области увеличения выгод бизнеса от использования ИТ (см. Табл. 1):
Табл. 1. Выгоды от ИТ: типовые проблемы и их решения
|
Типовые проблемы |
Типовые решения (проекты) |
|
|
В Табл. 2 приведены оценки, насколько типовые (наиболее упоминаемые в опросах российских гендиректоров и ИТ-директоров) проекты по ИТ, могут повлиять на типовые ожидаемые выгоды бизнеса от использования ИТ:
Табл. 2. Повышение выгод бизнеса от использования ИТ
|
Типовые для |
Повы-шение доходов |
Сниже-ние затрат |
Повышение управля- |
Сниже-ние рисков |
Новые |
Личные амби- |
Итого |
|
Автоматизация |
|||||||
|
Автоматизация продаж (внедрение CRM) |
+++ |
++ |
++ |
7 |
|||
|
«Продающий сайт» |
++ |
+ |
+++ |
++ |
8 |
||
|
Автоматизация |
+++ |
3 |
|||||
|
Автоматизация документооборота |
+++ |
3 |
|||||
|
Внедрение BI |
++ |
++ |
+++ |
7 |
|||
|
Автоматизации |
+ |
++ |
++ |
+ |
+ |
7 |
|
|
Инфраструктура ИТ |
|||||||
|
ЦОД: создание |
— — — |
+++ |
+ |
+++ |
4 |
||
|
ЦОД: аренда |
+++ |
+ |
4 |
||||
|
Сети: резервные каналы |
++ |
+++ |
++ |
7 |
|||
|
«Облачные вычисления» |
+ |
? |
? |
++ |
+++ |
5? |
|
|
Управление ИТ |
|||||||
|
ИТ-стратегия |
++ |
+ |
+ |
+ |
++ |
++ |
9 |
|
Каталог ИТ-сервисов и SLA |
+ |
+ |
+ |
+ |
4 |
||
|
Автоматизация службы поддержки ИТ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
5 |
Обозначения: «+++»: высокое положительное влияние;
«++» и «+»: среднее и небольшое положительное влияние;
«— —» и «—»: среднее и небольшое негативно влияние;
«?»: не ясно какое будет влияние.
Итого, наиболее потенциально уместные проекты для повышения выгод бизнеса от использования ИТ, это:
- автоматизация продаж (внедрение CRM);
- «продающий сайт» (т.е. организация продаж с сайта вашей компании, например, через Интернет-магазин);
- внедрение BI (в первую очередь, системы анализа продаж по продуктам, территориям, времени, клиентам и т.д.);
- автоматизация управления поставщиками (Supply Chain Management);
- разработка ИТ-стратегии (в которой можно разработать комплексный план проектов по достижению требований бизнеса к ИТ)
Все оценки в Табл. 2 и в аналогичных таблицах далее сделаны для условной средней российской компании. Эти данные получены как усреднение результатов проведенных автором этой книги опросов гендиректоров и ИТ-директоров. Для каждой конкретной компании оценки могут быть другими.
4. Как снизить риски ИТ
Результаты опросов российских гендиректоров, что они ожидают в области уменьшения рисков ИТ, приведены на Рис. 5:
Рис. 5. Уменьшение рисков ИТ: типовые требования
Как правило, гендиректора обычно оценивают риски ИТ, как три показателя:
- время неработоспособности ИТ (как технических средств, так и информационных систем);
- объемы потерянной информации, если что то пойдет не так;
- вероятности кражи и утечек информации.
Результаты опросов гендиректоров показывают типовые проблемы и их решения в области уменьшения рисков ИТ (см. Табл. 3):
Табл. 3. Риски ИТ: типовые проблемы и их решения
|
Типовые проблемы |
Типовые решения (проекты) |
|
|
В Табл. 4 приведены оценки, насколько типовые проекты по ИТ могут уменьшить типовые ожидаемые риски от использования ИТ:
Табл. 4. Уменьшение рисков ИТ
|
Типовые для российских |
Неработо- |
Потеря |
Утечки |
Итого |
|
Автоматизация направлений бизнеса |
||||
|
Автоматизация продаж |
||||
|
«Продающий сайт» |
||||
|
Автоматизация производства (ERP) |
||||
|
Автоматизация документооборота |
||||
|
Внедрение BI |
||||
|
Автоматизации управления |
||||
|
Инфраструктура ИТ |
||||
|
ЦОД: создание |
+++ |
+++ |
+++ |
9 |
|
ЦОД: аренда |
+++ |
+++ |
+ |
7 |
|
Сети: резервные каналы связи |
+++ |
++ |
5 |
|
|
«Облачные вычисления» |
+ |
++ |
— — |
1 |
|
Управление ИТ |
||||
|
ИТ-стратегия |
++ |
+ |
+ |
4 |
|
Каталог ИТ-сервисов и SLA |
+ |
+ |
+ |
3 |
|
Автоматизация службы поддержки ИТ |
++ |
+ |
+ |
4 |
Обозначения: «+++»: высокое положительное влияние;
«++» и «+»: среднее и небольшое положительное влияние;
«— —» и «—»: среднее и небольшое негативно влияние;
«?»: не ясно какое будет влияние.
Итого, наиболее потенциально уместные проекты для уменьшения рисков от использования ИТ, это:
- создание или аренда Центра Обработки Данных, который может существенно уменьшить время неработоспособности ИТ, а также возможные потери информации;
- сети: резервные каналы связи до всех филиалов.
5. Как оптимизировать затраты на ИТ
Результаты опросов российских гендиректоров, как оптимизировать затраты на ИТ (как их уменьшить, так и увеличить), приведены на Рис. 6:
Рис. 6. Оптимизация затрат на ИТ: типовые требования
Как правило, гендиректора оценивают, велики или малы затраты на ИТ в их компаниях, анализируя следующие три показателя:
- % затрат на ИТ от оборота компании;
- % сотрудников, работающих в ИТ-службе, от общего числа сотрудников;
- Расходы на одного пользователя ИТ, в тысячах рублей в год.
Результаты опросов гендиректоров показывают типовые проблемы и их решения в области оптимизации затрат на ИТ (см. Табл. 5):
Табл. 5. Затраты на ИТ: типовые проблемы и их решения
|
Типовые проблемы |
Типовые решения (проекты) |
|
|
В Табл. 6 приведены оценки, насколько типовые проекты по ИТ, могут оптимизировать затраты на ИТ (как их понизить, так и повысить, если это будет целесообразно для компании в целом):
Табл. 6. Оптимизация затрат на ИТ
|
Наиболее интересные для российских предприятий проекты по ИТ |
% от оборота компании |
% сотрудников, работающих в ИТ-службе |
Расходы на одного пользователя ИТ |
Итого |
|
Автоматизация направлений бизнеса |
||||
|
Автоматизация продаж (внедрение CRM) |
||||
|
«Продающий сайт» |
||||
|
Автоматизация производства (ERP) |
— |
-1 |
||
|
Автоматизация документооборота |
||||
|
Внедрение BI |
— — |
-2 |
||
|
Автоматизации управления поставками (SCM) |
||||
|
Инфраструктура ИТ |
||||
|
ЦОД: создание |
— |
— |
? |
-3 ? |
|
ЦОД: аренда |
++ |
+ |
+ |
4 |
|
Сети: резервные каналы связи до всех филиалов |
— |
— |
-2 ? |
|
|
«Облачные вычисления» |
++ |
+ |
++ |
5 |
|
Управление ИТ |
||||
|
ИТ-стратегия |
+ |
+ |
+ |
3 |
|
Каталог ИТ-сервисов и SLA |
+ |
+ |
++ |
4 |
|
Автоматизация службы поддержки ИТ |
+ |
+ |
++ |
4 |
Обозначения: «+++»: высокое положительное влияние;
«++» и «+»: среднее и небольшое положительное влияние;
«— —» и «—»: среднее и небольшое негативно влияние;
«?»: не ясно какое будет влияние.
Итого, вот наиболее потенциально уместные проекты по оптимизации затрат на ИТ:
- аренда ЦОД;
- «облачные вычисления»;
- каталог ИТ-сервисов и SLA;
- автоматизация службы поддержки ИТ.
6. Как улучшить контроль и планирование ИТ
Результаты опросов российских гендиректоров, что они ожидают от улучшения планирования и контроля ИТ, проведены на Рис. 7:
Рис. 7. Увеличение планирования и контроля ИТ: типовые требования
Как правило, гендиректора оценивают, хорошо или плохо планируется и контролируется ИТ, рассматривая несколько показателей (к сожалению, малоформулируемых и сложных для оценки):
- контроль ИТ;
- планирование ИТ;
- мотивация сотрудников ИТ.
Результаты опросов гендиректоров показывают типовые проблемы и их решения в области планирования и контроля ИТ:
Табл. 7. Планирование и контроль ИТ: типовые проблемы и их решения
|
Типовые проблемы |
Типовые решения (проекты) |
|
|
В Табл. 8 приведены оценки, насколько типовые проекты по ИТ, могут улучшить планирование и контроль ИТ:
Табл. 8. Улучшение планирования и контроля ИТ
|
Типовые для российских предприятий проекты по ИТ |
Контроль ИТ |
Планирование ИТ |
Мотивация сотрудников ИТ |
Итого |
|
Автоматизация направлений бизнеса |
||||
|
Автоматизация продаж (внедрение CRM) |
||||
|
«Продающий сайт» |
||||
|
Автоматизация производства (ERP) |
||||
|
Автоматизация документооборота |
+ |
1 |
||
|
Внедрение BI |
||||
|
Автоматизации управления поставками (SCM) |
||||
|
Инфраструктура ИТ |
||||
|
ЦОД: создание |
+ |
++ |
3 |
|
|
ЦОД: аренда |
+ |
+ |
2 |
|
|
Сети: резервные каналы связи до всех филиалов |
||||
|
«Облачные вычисления» |
+ |
++ |
3 |
|
|
Управление ИТ |
||||
|
ИТ-стратегия |
+++ |
+++ |
++ |
8 |
|
Каталог ИТ-сервисов и SLA |
++ |
+ |
+ |
4 |
|
Автоматизация службы поддержки ИТ |
++ |
+ |
+ |
4 |
Обозначения: «+++»: высокое положительное влияние;
«++» и «+»: среднее и небольшое положительное влияние;
«— —» и «—»: среднее и небольшое негативно влияние;
«?»: не ясно какое будет влияние.
Итого, вот наиболее потенциально уместные проекты по улучшению планирования и контроля ИТ:
- разработка ИТ-стратегии;
- каталог ИТ-сервисов и SLA;
- автоматизация службы поддержки ИТ.
7. Определение требований бизнеса к ИТ в рамках разработки ИТ-стратегии или стратегии цифровой трансформации бизнеса
Определение требований бизнеса к ИТ является самым первым этапом разработки ИТ-стратегии:
Рис.8. Место требований бизнеса к ИТ в ИТ-стратегии
Разработка ИТ-стратегии подробно рассмотрена в моей 450-страничной книге «ИТ-стратегия: лучший международный и российский опыт«.
Требования бизнеса к ИТ, также являются и начальным этапом разработки стратегии цифровой трансформации бизнеса:
Рис. 9. Место требований бизнеса к ИТ в стратегии цифровой трансформации бизнеса
Разработку ИТ-стратегии (а также стратегии цифровой трансформации бизнеса) лучше делать в несколько этапов: сначала разработать основу ИТ-стратегии (параллельно с аудитом ИТ), а потом доработать что получилось до полноценной ИТ-стратегии или стратегии цифровой трансформации бизнеса.
Рис. 10. Этапы разработки ИТ-стратегии развития (вариант а)
Также ИТ-стратегию (и стратегию цифровой трансформации бизнеса) можно разработать как традиционный консалтинговый проект, в три этапа:
- Анализ текущего состояния ИТ
- Разработка требуемого через несколько лет состояния ИТ
- Планирование проектов по ИТ
Рис. 11. Этапы разработки ИТ-стратегии (вариант б)
8. Типовые варианты выявления требований бизнеса к ИТ на 1 год и более
Рекомендации в зависимости от того, что надо улучшать:
- если требования бизнеса к ИТ уже есть, лучше провести аудит выполнения требований к ИТ.
Аудит должен дать независимую оценку, адекватны ли требования бизнеса к ИТ в вашей компании. Вряд ли вашей компании надо работать также четко как Google, IBM и другие ИТ-компании, но надо быть не хуже ваших основных конкурентов. - если есть возможность, лучше также спланировав развитие на 1-3 года всех остальные элементов ИТ (информационные системы, инфраструктура, управление ИТ) в рамках совместной с консультантами разработки ИТ-стратегии.
- если гендиректор вашей компании обеспокоен (или наоборот, воодушевлен) цифровой трансформацией бизнеса, то запланировать развитие оргструктуры ИТ-службы (да и всех основных элементов ИТ) можно в рамках разработки стратегии цифровой трансформации бизнеса (или его первого шага — стратегии создания единой цифровой платформы бизнеса).
А вот рекомендации в зависимости от размеров компаний:
- для малых компаний вряд ли уместен консалтинг по разработке требований к ИТ. Однако, может быть уместен вариант обучения по ИТ-стратегии с параллельной разработкой ИТ-стратегии, все работы могут быть уместны и по стоимости и по количеству;
- для средних компании уместен аудит выполнения требований к ИТ, а также совместной с консультантами разработки ИТ-стратегии.
- для крупных компаний уместен любой консалтинг, с учетом всех особенностей компании.
|
||||||||||||||||||
