Выбор проектов при разработке стратегий: «светофор Михайлова»

Итоговое сравнение выгод, затрат, рисков проектов

Для быстрого сравнения всех потенциальных проектов, в том числе ИТ-проектов на следующий год, целесообразно использовать стратегическую диаграмму, где есть все три наиболее важные характеристики проектов: выгоды, ресурсы, риски.

Для того, чтобы показать все эти характеристики на двумерной диаграмме, я предлагаю в качестве одной из осей использовать соотношение выгод к затратам. Кроме «свертывания» двух показателей в один, соотношение выгод к затратам имеет и физический смысл: проекты, у которых затраты больше выгод, теоретически вообще не стоит рассматривать. Это примерно как посадить два мешка картошки, все лето ухаживать за ней, а потом собрать только один мешок.

Однако, на практике, многие проекты, для которых затраты больше выгод, все-таки приходится выполнять, как минимум, если это требования вышестоящего начальства, или проекты, которые являются обязательными предшественниками перед другими проектами, для которых выгоды существенно больше затрат.

На Рис. 1 приведена разработанная мной диаграмма для сравнения между собой потенциальных проектов (кстати, диаграмма работает как для проектов по ИТ, так и по любым другим областям):

Рис. 1. Стратегическая диаграмма сравнения проектов

Более подробная информация по квадратам на Рис. 1, приведена в Табл. 1:

Табл. 1. Шкала оценки приоритетов проектов

Еще раз уточним, что на Рис. 1 и в Табл. 1 предложены рекомендации без учета связей проектов между собой, а также дополнительных факторов типа «требования начальства», «срочность», «плановость» и др. Эти факторы надо учитывать индивидуально для каждого проекта.

Вот комментарии по сравнению выгод, затрат, рисков проектов:

• ERP: снижены и затраты, и риски за счет отказа от интеграции с АСУПТ;
• CRM: снижены риски за счет разработки подробного ТЗ, снижения требований к CRM, взятия в штат ИТ-службы специалиста по CRM;
• ЦОД: отказаться от этого проекта, заменив на проект «Аренда ЦОД».

Рассмотренные рекомендации изображены на Рис. 2, как стрелочки по изменению характеристик проектов по ERP, CRM, ЦОД:

Рис.2. Пример сравнения проектов по ИТ (вид стратегической диаграммы): желательные корректировки проектов

Объединение стратегических рекомендаций и практического опыта сравнения и выбора проектов: «Светофор Михайлова»

Только после десятка лет работы по выбору проектов, мне удалось разработать форму для сравнения проектов, как хорошо понятную, так и достаточно корректно визуализирующую основные оценки проектов. Форма основана на эмпирических данных уже проведенных сравнений проектов, которые я выполнял и для ИТ-стратегий, и для бизнес-проектов, и в проектах для своей семьи. Поначалу это был калькулятор проектов на Excel, только в 2014 году удалось разработать форму, как она нарисована на Рис. 3:

Обозначения: размер кружков пропорционален затратам на проекты.

Рис. 3. Пример сравнения проектов по ИТ: «светофор Михайлова»

Красным цветом обозначены проекты с низкой привлекательностью. На них затрачивается больше ресурсов, чем получается выгод. Выполнение таких проектов можно запланировать через 2-3 года, что практически эквивалентно их вычеркиванию из списка реальных проектов. Однако, через полгода-год привлекательность может сильно измениться и, может быть, дело дойдет до проектов, которые сейчас выглядят совершенно непривлекательными.

Желтым обозначены проекты со средней привлекательностью. Затраты на эти проекты примерно равны выгодам.

Зеленым обозначены проекты с высокой привлекательностью. У них хорошее соотношение выгод к ресурсам: выгоды больше, чем ресурсы. И низкие риски.

Табл.2. Шкала оценки привлекательности проектов (по «светофору Михайлова»)

Исходя из приведенного примера сравнения проектов по ИТ на диаграмме (Рис. 3) можно предложить возможные рекомендации по улучшению этих проектов, которые сведены в Табл. 3:

Табл. 3. Пример сравнения проектов: результаты сравнения и возможные рекомендации

Если проектов больше чем 10-15 и они не помещаются на диаграмму, то ИТ-руководители, которые проходят у меня обучение, используют также калькулятор на Excel. Вот оценки привлекательности проектов, сделанные в калькуляторе, собственно приоритеты проектов те же, что и при сравнении проектов в диаграмме на Рис. 3 (Табл. 4):

Табл.4. Пример оценки привлекательности проектов

Используемые в этом калькуляторе формулы здесь не приведены, с одной стороны – они сложные (в том числе вложенные друг в друга функции VLOOKUP), а с другой стороны – проводится поиск по уже имеющимся эмпирическим данным, которые визуализированы на Рис. 3.