Согласование ИТ и бизнеса, ИТ для гендиректора

Не часто директор или собственник компании может четко сказать, что конкретно он хочет от ИТ. В результате работы с сотней руководителей компаний, мне удалось разработать модель, как типовой генеральный директор видит ИТ-службу. ИТ-служба, как впрочем и другие подразделения компании, может выглядеть как «черный ящик» с несколькими входами (затраты и контроль) и выходами (выгоды и риски для бизнеса).
Требования к ИТ в целом можно выбрать с помощью предложенной Александром  Михайловым модели ИТ в форме «принтера», печатающего деньги (или «шредера», засасывающего деньги, кому как видится).

• Выгоды от ИТ: для различных компаний они отличаются, но есть и типовые — это ИТ-поддержка повышения доходов компании, поддержка сокращения затрат, повышения управляемости бизнеса и т.д;
• Риски ИТ для бизнеса: если ИТ перестанет работать, то сразу не смогут работать многие сотрудники компании;
• Затраты на ИТ можно как уменьшать, так и увеличивать;
• Контролировать работу ИТ можно и больше и меньше, тренды сейчас скорее к усилению контроля и планирования работы ИТ.​

Отзывы российских менеджеров по согласованию ИТ и бизнеса

Обучения «ИТ для бизнеса» и «ИТ-стратегия» очень хорошо систематизируют знания в области управления информационными технологиями. При этом думаю, что хорошим подспорьем для слушателей данного курса могло бы быть знание основ проектного и процессного управления. Очень понравилось планирование развития приложений через модель бизнес-процессов предприятия. Метод очень информативный и понятный для ИТ и бизнес – руководителей. Мне это позволило значительно улучшить взаимоотношения с руководством.
В результате практических занятий мне удалось разработать стратегию развития ИТ с планом проектов, охватывающим все области информационных технологий. В разработанной стратегии руководители моей организации увидели связь проектов по развитию ИТ с целями бизнеса. Необходимо отметить, что, несмотря на то, что курс дистанционный лучше планировать 1-2 рабочих дня в неделю для выполнения практических заданий и разработки стратегии. Только в таком случае в результате обучения будет разработана стратегия развития ИТ с планом проектов.
Марат Гайфулин, ИТ менеджер региональной дирекции медицинского обеспечения на Дальневосточной железной дороге, Хабаровск

Основные разделы согласования ИТ и бизнеса

Типовые подходы российских гендиректоров к улучшению работы ИТ

Все люди хотят, чтобы дела были сделаны еще вчера, бесплатно и с высоким качеством. Но после того, как это несколько раз не получится, многие начинают искать и более реальные варианты.
Рассмотрим, как обычно поступают гендиректора российских компаний, когда они хотят увеличить выгоды от использования ИТ, уменьшить риски ИТ и затраты на ИТ, или хотя бы сделать работу ИТ более понятной и прогнозируемой.

Вариант 1: типовой: ничего не делать

Вряд ли это оптимальный вариант. Маловероятно, что само собой что-то улучшится, скорее только ухудшится. Да и российских, а тем более зарубежных конкурентов, так не обогнать, скорее будет постепенно уменьшаться прибыль вашей компании.

Вариант 2: денег на ИТ надо давать больше (или меньше)

Заранее часто непонятно, что лучше для бизнеса: уменьшить или увеличить затраты на ИТ. В обоих случаях не ясно, что конкретно это даст через год или два. Например, в главе 4.5. «ИТ-стратегии во время кризиса» рассмотрено восемь типовых стратегий ИТ во время кризиса. А уж нетиповых стратегий существует вовсе неограниченное число.

Если денег на ИТ давать меньше и/или подсократить персонал ИТ-службы, то риски ИТ для бизнеса определенно увеличатся, удовлетворенность пользователей имеющихся информационных систем уменьшится, а внедрять новые может будет некому.

Многие генеральные директора не знают, что сокращение затрат на ИТ с 1% от оборота компании до 0,8% почти наверняка приведет к увеличению времени неработоспособности ИТ в несколько раз. Да и сотрудники ИТ начнут уходить к конкурентам.

Большинство знакомых мне компаний после нескольких часов неработоспособности важных для компании информационных систем (или ИТ в целом, например, при случайном повреждении какого-то кабеля) очень быстро принимали решение о выделении денег на проекты по снижению вероятности возникновения таких рисков.

При увеличении затрат на ИТ тоже не ясно, будет ли в итоге для бизнеса лучше, или все деньги уйдут на реализацию смелых задумок сотрудников ИТ. Зарубежные исследования не смогли подтвердить гипотезу «чем больше денег выделяется на ИТ, тем больше выгоды для бизнеса». То есть заранее неясно, способно ли увеличение финансирования ИТ существенно повысить выгоды для бизнеса. Хотя в России на ИТ часто тратят в два раза меньше, чем в США или Германии (это в процентах от оборота компаний, а при пересчете в доллары на одного пользователя — меньше иногда даже в пять (!) раз). Более подробно финансирование ИТ рассмотрено в п. 3.4.3.

Вариант 3: взять на работу нового руководителя ИТ-службы

Поможет ли это вообще, непонятно. А несколько месяцев точно будет потеряно. По опыту других организаций, только через полгода-год можно будет определить, лучше ли новый ИТ-руководитель старого.

Как подвариант, можно ИТ-руководителя отправить учиться в бизнес-школу. Но времени уйдет 1-2 года, а вернется ли этот человек в вашу компанию – большой вопрос. По российской статистике, более половины выпускников MBA меняют работу в течение следующих двух лет.

Вариант 4: передать все ИТ на аутсорсинг, или вообще в «облака» — пусть другие компании поработают

Однако при этом надо будет платить абсолютно за все работы, а доработок ждать еще больше, чем со своими сотрудниками. А если что-то не понравится в работе аутсорсеров, вернуть все обратно может не получится, так как своих сотрудников ИТ уже нет и их компетенции потеряны.

Слышали ли вы отзывы сотрудников организаций, которые уже передали ИТ на аутсорсинг? Почти никому из сотрудников таких компаний сильно не нравится, когда что-то перестает работать в ИТ: надо не просто сказать об этом знакомому сотруднику своей ИТ-службы, а заполнить заявку на обслуживание и передать ее в другую компанию, находящуюся, возможно, в другом городе, а то и другой стране и не всегда эти люди говорят по-русски. Иногда, замены переставшей работать «мыши» или картриджа придется ждать неделями, ну или покупать «мышек» за свой счет, как я делал это в компании IBM.

Знаете ли вы, что международные аутсорсинговые компании, даже при самом полном аутсорсинге, все равно будут требовать от вашей компании точных планов развития ИТ, в т. ч. по числу пользователей ИТ каждой из информационных систем. Также надо будет искать, кому поручить внедрение новых программ.

Также есть вопрос и с безопасностью данных, хранящихся на серверах других организаций. Многие слышали о ряде разоблачений крупнейших американских компаний, которые передавали в спецслужбы хранящуюся у них информацию по другим компаниям и физлицам? Обычно вскрывается только небольшой процент уже произошедших утечек информации, примерно как видимая часть айсберга, процентов 5-10. Большую часть краж информации не удается даже обнаружить.

Вопрос не в том, будет ли у чиновников и компаний США доступ ко всей вашей информации, которая хранится в «облаке» у международных компаний, а в том, когда их знание этой информации будет использовано против вашей компании и/или вас лично. Как частный случай – может и никогда, особенно если ваша компания совсем маленькая и никому не интересна.

На мой взгляд, никаких гарантий, кроме заверений продавцов о неиспользовании вашей информации в «облаках», нет и в принципе не может быть. Все технические и программные средства защиты информации можно обойти, особенно их разработчикам. Это показывают скандалы с открывшимися прослушками американскими спецслужбами телефонов президентов десятков стран и отслеживанием переписки огромного числа организаций.

Примеры рисков ИТ, о которых еще несколько лет назад многие не знали: власти США потребовали установить контроль над почтой Microsoft

Суд в США потребовал от Microsoft передать пользовательскую электронную переписку под контроль правительства страны. В данный момент электронные письма хранятся на сервере компании в Ирландии. В суде отметили, что принципиальным для правительства является не место хранения, а возможность контроля информации.

Американские власти в судебном порядке потребовали от Microsoft перенести серверы с электронной почтой компании из Ирландии в США. Решение суда не вступает в силу немедленно, оставляя Microsoft время на апелляцию.

По словам экспертов в области информационных технологий, корпорации опасаются потерять миллиарды долларов на зарубежных рынках, если их клиенты будут уверены, что их информация будет доступна множеству американских государственных агентств, и воспользуются услугами неамериканских провайдеров.

По материалам РИА Новости и Russia Today, август 2014 г.

P.S. А замечали ли вы, что Google периодически показывает контекстную рекламу по тому, о чем вы пишете в электронной почте Google?

Сноуден обвиняет Google в многолетнем сотрудничестве со спецслужбами США

По данным Сноудена, корпорация Google получает от Агентства национальной безопасности США (которому с 1999 года предоставлен прямой беспрепятственный доступ к серверам Google) крупные суммы за участие в программе PRISM. Эта программа дает спецслужбам возможность получать разнообразную информацию: просматривать электронную почту, прослушивать голосовые и видеочаты, просматривать фотографии, видео, отслеживать пересылаемые файлы, узнавать подробности из социальных сетей.

Сотрудничая со спецслужбами Соединенных Штатов и получая от них закладки в код своих программ, компания Google активно продвигает свои продукты среди российских чиновников и населения нашей страны.

«Перечисленное, несомненно, представляет угрозы для стратегической и информационной безопасности России. К сожалению, у нашей страны сегодня нет инструментов прямого воздействия на Google, — говорит Илья Костунов, член Комитета Госдумы по безопасности и противодействию коррупции.- При любой конфликтной ситуации они прикрываются законами США. И только угроза потери доходов от быстрорастущего российского интернет-рынка может принудить их пойти на уступки и учесть интересы «заснеженной Нигерии», как когда-то назвал нашу страну директор Google Сергей Брин».

По материалам ВВС и cnews.ru, сентябрь 2013

Верховный суд США разрешил на «обыск» любого компьютера в мире

Верховный суд США одобрил поправки в законодательство, по которым американские суды смогут выдавать следственным органам санкции на доступ к любым компьютерам, в том числе и к расположенным за границей, пишет Reuters.

По действующему ранее порядку судьи могли выдать санкции только на доступ к компьютерам, расположенным в их юрисдикции.

Агентство отмечает, что решение принято, несмотря на протесты правозащитников и гражданских активистов, которые считают, что эти поправки значительно расширят полномочия ФБР в осуществлении хакерских атак при расследовании преступлений.

На внесении поправок в уголовное законодательство с 2013 года настаивало Министерство юстиции, которое характеризовало их как «незначительные изменения». Однако правозащитные организации и корпорация Google, отмечает агентство, выступали против этой инициативы. По их мнению, ФБР теперь сможет проводить массовые хакерские атаки на компьютерные сети.

По cnews.ru, апрель 2016

P.S. Кто там собирался переносить свои данные в «облака»?

Теперь американские компании официально должны передавать все ваши данные их (американским) «следственным органам». И если ранее это официально относилось к компьютерам на территории США (то есть ваша информация в облаках Microsoft, Google и все остальные большие ИТ-компании), то теперь и информация во всех остальных странах будет доступна почти любым организациям из США (конечно, малые предприятия вряд ли добьются доступа к информации по вам и вашей компании, но вот американские корпорации и государственные организации — легко).

Вопрос только, будут ли американские спецслужбы вытаскивать абсолютно всю информацию из программ и СУБД американских разработчиков, из компьютеров, которые находятся в России. Или только по конкретным запросам из госдепа США?

Вариант 5: спланировать работу ИТ

Наверное, этот путь правильный, в тот числе если все ИТ передавать на аутсорсинг. Денег он может потребовать немного, однако потребует серьезных мыслительных усилий и долгих дискуссий с участием большинства руководителей вашей компании. Многих это отпугивает, поскольку обычно непонятно, как планировать ИТ, как должен выглядеть результат и как все это контролировать.

Первая мысль – гендиректору самому разобраться в работе ИТ-службы и в том, как ее планировать. Однако, сколько времени будет потрачено? 10 дней или 100 или 1000? И станет ли гендиректор авторитетом для сотрудников ИТ, не имея базового образования по ИТ и даже не понимая смысла слов, которыми обмениваются сотрудники ИТ? А если гендиректор разберется как улучшить управление ИТ и запланирует, что надо бизнесу от ИТ на ближайшие 1-2 года, хватит ли у него времени, чтобы это постоянно контролировать?

Также можно пригласить консультантов по ИТ, чтобы они все-таки спланировали работу ИТ под ваш бизнес, а также улучшили управление ИТ. Но без четкой постановки задачи и контроля работы вы можете получить толстый, но непонятный отчет стоимостью от 5 до 50 тысяч рублей за страницу. И это все.

Когда я руководил ИТ, иногда была возможность (чаще в нероссийских компаниях) выбирать себе консультантов по ИТ, что-то вроде советников, которые знают как работают другие компании и могут посоветовать варианты решений в конкретных случаях. Эти люди выполняли у меня как небольшие, но постоянные работы (например, поддерживали в актуальном состоянии планы и стратегии), так выполняли разовые работы, когда надо было оперативно решить конкретный вопрос.

Интересно, что только по характеристикам (CV) не удавалось выбрать уместных именно для меня консультантов, требовалось пробовать совместно выполнять реальные работы, после которых из пяти вроде как «квалифицированных консультантов» оставался один, как на самом деле опытный, так и выполняющий работы с высоким качеством и в срок, а также вписывающийся в корпоративную культуру.

Еще вариант – заставить ИТ-руководителя лучше управлять и планировать ИТ, да и разработать ИТ-стратегию. Вариант этот выглядит хорошо, только почему гендиректор уже этого не сделал, если все так просто? Часто ИТ-директор и так делает все, что может, а к разработке ИТ-стратегий не имеет ни склонностей, ни способностей. Варианты разработки ИТ-стратегий подробно рассматриваются в данной книге.

Вариант 6: гипотетический: гарантированное повышение выгод бизнеса от ИТ на 5% за 1 год и 1% затрат от ИТ

Ну или на 10% за 2 года и 2% затрат от ИТ. Вот что хотели бы знакомые мне генеральные директора. Осталось только найти, кто это сделает и денег не возьмет, если требуемые улучшения не будут достигнуты.

Для консалтинговых компаний такие предложения не интересны, так как достигнуть требуемых улучшений сложно, а прямо контролировать работу и ИТ, и бизнес-подразделений вашей компании они не могут. Также нет простых и объективных методов оценки увеличения выгод бизнеса от использования ИТ.

Возможно, увеличить выгоды от ИТ для вашей компании смогут советники по ИТ, эксперты, которые знают и управление ИТ, и вашу компанию.

Вариант 7: «стерилизация ИТ» (шутка, в которой есть доля шутки)

Если все предыдущие варианты не нравятся, просто выкиньте все компьютеры и программы и работайте без всего этого безобразия. Или вы пока не будете этого делать?

Как ИТ-служба выглядит со стороны бизнеса

Выгоды и риски ИТ

Сейчас большинство организаций сильно зависит от информационных технологий (ИТ) и тратит на них серьезные деньги. Вряд ли сегодня кто-то сможет обойтись без компьютеров. Даже индивидуальные предприниматели, торгующие на рынке, вынуждены использовать программы бухучета, электронную почту и Интернет.

Много предприятий, и даже студентов, продают через свои сайты продукцию по всей России. При этом производством или доставкой продукции они могут и не заниматься. То есть информационные технологии позволяют создавать и совершенно новые бизнесы. Выгоды от использования ИТ велики и продолжают увеличиваться.

Велики и риски неработоспособности или неверной работы ИТ. Без выполнения работ по маркетингу, бухучету и продажам, большинство предприятий могут работать по нескольку дней и даже недель. Однако при неработоспособности компьютеров, программ, каналов связи или других элементов ИТ, большинство современных предприятий не сможет проработать в нормальном режиме несколько часов, а то и минут:

Сколько времени сможет работать ваше предприятие, если перестанет работать одно из направлений бизнеса [по данным опроса слушателей программы МВА, АНХ, центр «Президент», 2012-2016 годы]:

Направление бизнеса	Время*
Отдел маркетинга	Недели или месяцы
Продавцы	Недели
Бухгалтерия	Дни
Производство	Дни
Отгрузка продукции	Часы или дни
Отключат воду	День
Отключат электричество	Часы
ИТ	Минуты или часы
Здание предприятия будет взорвано	0 минут

С уровнем проблем при неработоспособности ИТ может сравняться разве что отключение электричества. Большинство опрошенных генеральных директоров компаний оценили, что больше чем от полной неработоспособности ИТ потери для бизнеса могут быть только от пожара или взрыва в здании компании.

Итого, получается, что без ИТ сейчас никак не обойтись, но они дорого стоят, а риски их неработоспособности очень высоки. Вариант неверной работы программ тоже никого не радует.

Конечно о значимости ИТ для бизнеса знают как руководители бизнеса, так и руководители ИТ-службы. Однако на практике попытки директоров компании увеличить выгоды от использования ИТ и контролировать работу ИТ-службы часто заканчиваются ничем. Сотрудники ИТ говорят, что они и так работают по десять часов в день (и это правда). А попытки руководителей бизнеса за несколько минут или часов понять и улучшить работу технических и программных средств ничем хорошим тоже не заканчиваются. Это как своими силами быстро победить всех «агентов Смитов» из фильма «Матрица», или хотя бы понять, как работает сама матрица.

Также усугубляет противоречия между руководителями компании и сотрудниками ИТ то, что интересы у бизнес-менеджеров и руководителей ИТ-службы весьма разные (см. врезку):

Бизнес-менеджеры (собственники) хотели бы за счет использования ИТ:

1. Увеличить доходы бизнеса;
2. Сократить затраты бизнеса;
3. Улучшить контроль бизнеса;
4. Удовлетворить личные амбиции;
5. Получить новые возможности для бизнеса.

(по данным опроса слушателей программы МВА, центр «Президент», ГУУ, МИРБИС 2012-2022 годы)

Но руководители ИТ-служб хотели бы совсем других вещей:

1. Повышения своих доходов, карьерного роста;
2. ИТ, устраивающие руководство и ключевых пользователей;
3. Современных ИТ-решений, адекватного финансирования проектов по ИТ;
4. Стабильной работы ИТ;
5. Контроля над сотрудниками ИТ.

(по данным опроса ИТ-менеджеров, учившихся в рамках программ МВА по ИТ, в МИРБИС и Академии АйТи, в 2012-2023 г.г.)

В результате часто получается, что собственники предприятий или генеральные директора выделяют деньги на ИТ только после того, когда уже случилось что то нехорошее: например, весь центральный офис полдня не работал из-за обрыва линии связи до центра обработки данных, без которого, как с удивлением узнает гендиректор, его компания работать не может.

ИТ, с точки зрения гендиректора, это принтер, печатающий деньги или шредер, уничтожающий их

В рамках обучения бизнес-менеджеров о том, что они могут получить от ИТ, я требую от них разработать кусочек по ИТ для бизнес-стратегии их компании. После многочисленных итераций выяснилось, что наибольшей практический эффект бизнес-менеджерам дает разработка требований бизнеса к ИТ и соответствующих им проектов по ИТ.

Оказалось, что большинство российских бизнес-менеджеров, в том числе, генеральные директора, затрудняются сформулировать не только непротиворечивый набор требований к ИТ для своей компании, но и просто перечислить цели своего бизнеса, кроме «получения прибыли». Однако, если предлагать выбрать из типовых целей бизнеса и требований бизнеса к ИТ то, что сейчас уместно для их компаний, то многие бизнес-руководители вполне могли это сделать. Хотя генеральные директора часто недооценивают роль ИТ и не хотели бы сами заниматься планированием и управлением ИТ.

После анализа более сотни компаний, в основном, средних по размеру, выяснилось, что типовых требований к бизнесу немного, и их можно поделить по четырем большим направлениям:

а) увеличение выгод бизнеса от использования ИТ, то есть ИТ поддержка целей бизнеса (например, повышение доходов, сокращение затрат, повышение управляемости бизнеса и т.д.);

б) уменьшение рисков ИТ. Интересно, что большинство современных компаний без работы ИТ совсем не может функционировать. Производственные процессы сейчас тоже управляются с использованием информационных технологий, например, компьютерной систем по автоматизации непрерывной выплавки стали. Также компьютеры управляют и производством много чего еще, например, заводов по производству азотной кислоты в Краснодарском крае. Страшно даже подумать, что произойдет там при неверной работе ИТ. А вот без маркетинга, продаж и даже производства многие предприятия могут работать много дней. Соответственно для многих гендиректоров важной задачей является снижение рисков, связанных с работой ИТ (например, неработоспособность информационных систем, связи, принтеров, потери данных и т.д.);

в) оптимизация затрат на ИТ: именно оптимизация, а не «сокращение». Во времена подъема экономики, проанализировав возможности ИТ для своей компании, большинство учившихся у меня директоров, приходило к выводу о целесообразности увеличения затрат на ИТ. Однако, во время кризисов (как 2015-2016, так и 2008 года) ситуация менялась, многие генеральные директора сокращали затраты на бизнес (и на ИТ) на 5-10%;

г) улучшение контроля и планирования ИТ: большинство руководителей компаний не жаждут самостоятельно разбираться в работе ИТ, однако хотели бы быть уверены, что выгоды от ИТ существенно превышают затраты. Если генеральный директор будет уверен, что каждый рубль затрат на ИТ через год принесет полтора (а лучше два) рубля увеличения прибыли бизнеса, то затраты на ИТ могут быть многократно увеличены. Проблема, однако, в том, что большинство проектов по ИТ за год, а порой и за два, не окупается.

Методов, позволяющих оценить эффективность вложений в ИТ вроде бы много, но все они трудоемкие и их результаты могут вызывать большие сомнения. А самое главное — для успеха проектов по внедрению информационных систем требуются очень существенные затраты со стороны бизнеса на реорганизацию бизнес-процессов, что для многих руководителей компаний до сих пор является неожиданностью.

Что гендиректор может сделать для улучшения ИТ?

Гендиректора большинства знакомых мне компаний скорее недовольны работой ИТ и считают это направление «черной дырой», которая высасывает множество ресурсов. При этом ни времени, ни желания разбираться в ИТ у них нет.

Однако, когда на гендиректора в очередной раз накатит волна недовольства от работы ИТ, он может найти несколько часов или даже дней, чтобы все таки попробовать улучшить работу ИТ. Далее рассмотрено, что гендиректор может попробовать сделать за это небольшое время и что сам явно не сможет. Предлагаемые методы апробированы в 2011-2016 годах на слушателях программ MBA в Академии народного хозяйства РФ. При этом 10-15 часов уходило на обучение тому, что бизнес может получить от ИТ. И еще столько же времени уходило на разработку для своей компании корректного набора требований бизнеса к ИТ и плана основных проектов по ИТ на год или более. Последовательность разработки приоритетов ИТ и основных проектов по ИТ показана на рисунке:

Однако, если консультанты по ИТ скажут вам, что на определение требований бизнеса к ИТ нужно не 2-3 дня, а 2-3 месяца, то они тоже будут правы. Для подробного анализа больших компаний каждая из этих работ может занимать и по несколько человеко-месяцев.
Основные этапы работ по улучшению ИТ:

• как разработать требования бизнеса к ИТ — рассмотрено здесь;
• как выявить основные проекты по ИТ — рассмотрено здесь;
• как провести оптимизацию ИТ в соответствии с требованиями бизнеса и/или разработать ИТ-стратегии — рассмотрено здесь. Это задача скорее для руководителя ИТ-службы, лучше совместно с консультантами.

Разработка требований бизнеса к ИТ

Для начала гендиректору надо определиться с тем, что он ждет от ИТ (да и от других подразделений) в ближайшие 1-3 года: поддержки роста бизнеса или же более стабильной работы бизнеса? Или временного сокращения затрат для выживания во время кризиса? Оптимизировать ИТ в каждом из этих направлений вполне реально, но одновременно и поддерживать рост бизнеса и сокращать затраты, в течение длительного времени, вряд ли получится. Вспомните, как иногда говорили работники предприятий в СССР: «Вы делаете вид, что нам зарплату платите, а мы делаем вид, что работаем».

Типовые требования бизнеса к ИТ

На рисунке приведена моя точка зрения на типовые направления требований бизнеса к ИТ. При этом половина или более требований бизнеса обычно относится к увеличению выгод от ИТ (то есть для компаний важно «выжать из ИТ все»):

Рассмотрим каждое из типовых направлений требований более подробно.

1. Увеличение выгод бизнеса от использования ИТ, то есть непосредственно ИТ-поддержка приоритетов бизнеса. Обычно это самая важная и самая большая группа требований бизнеса к ИТ, примерно половина от всех требований к ИТ. В числе таких требований бизнеса к ИТ, гендиректора российских компаний обычна отмечают:

• сокращение затрат бизнеса, точнее, ИТ-поддержка сокращения затрат на ведение бизнеса, что может достигаться, например, большей автоматизацией учета затрат по каждому из подразделений компании. А в качестве информационных систем могут быть использованы программы по бюджетированию или модули программы по планированию производства, или программы по управлению финансами и т.д. и т.п.;
• повышение управляемости бизнеса;
• повышение доходов бизнеса;
• новые возможности для бизнеса;
• поддержка роста бизнеса;
• снижение рисков бизнеса;
• оцифровка бизнеса;
• удовлетворение личных амбиций бизнес-руководства компании.

2. Уменьшение рисков ИТ, то есть минимизация потерь бизнеса от неработоспособности или неверной работы конкретных информационных систем и технических средств, ущерба от потерь информации и ее утечек к конкурентам.

Обычно это вторая по важности группа требований бизнеса к ИТ.

Гендиректора российских компаний в качестве требований бизнеса по уменьшению рисков от использования ИТ обычно отмечают:

• неработоспособность (или неправильную работу) информационных систем;
• неработоспособность (или неправильную работу) технических средств, включая сервера, компьютеры, связь;
• потери информации, например, при зависании компьютеров или линий связи, часть информации может быть потеряна;
• утечки информации, например, ее воровство через Интернет конкурентами вашей компании или мошенниками.

3. Оптимизация затрат на ИТ, то есть их уменьшение (например, в кризис) или увеличение (чтобы пробовать конкурировать с международными компаниями). Затраты на ИТ в России в разы ниже, чем в США, вряд ли при этом можно обогнать американские компании по выгодам, получаемым от использования ИТ.

Гендиректора российских компаний чаще относят показатели по затратам на ИТ к не самим важным требованиям бизнеса к ИТ, и обычно выделяют показатели:

• % от оборота компании, выделяемый на ИТ. Здесь надо учитывать и затраты на персонал ИТ, включая налоги на зарплату и стоимость аренды помещений для персонала и для техники. Это один из немногих показателей, по которому есть средние данные и по США и по России. Затраты на ИТ сильно зависят от отрасли, в которой работает компания и меняться в диапазоне 0,5-5% от оборота компаний;
• расходы на одного пользователя ИТ. По этому показателю тоже есть данные по США, да и по России;
• иногда выделяют также требования по числу сотрудников, работающих в ИТ (например «не более 5% от численности всех сотрудников»).

4. Улучшение контроля и планирования ИТ со стороны бизнеса

Гендиректора, как правило, российских компаний часто не понимают специфики ИТ, но хотели бы задавать требования по развитию ИТ, видеть и контролировать выполнения плана проектов по ИТ.

К требованиям по контролю и планированию обычно относят:

• контроль ИТ;
• планирование ИТ;
• иногда выделяют также «мотивацию сотрудников ИТ».

Конечно, каждое из требований бизнеса должно быть как измеримо, так и реально достижимо. Выше перечислены только названия возможных требований. При разработке требований к ИТ для конкретной компании целесообразно написать не «неработоспособность ИТ», а «уменьшение к концу года времени неработоспособности информационной системы Х с Y часов в месяц до Z часов».

Без опыта формулирования требований бизнеса к ИТ, конечно, вряд ли получится идеальный вариант. Но все же это лучше, чем ничего.

Требования бизнеса к ИТ зависят от целей бизнеса (приоритетов). Здесь и далее под «приоритетами бизнеса» и «целями бизнеса» имеется ввиду одно и тоже: основные планируемые направления развития бизнеса на ближайший год или несколько лет. С точки зрения учебников по менеджменту это цели бизнеса. Однако на большинстве российских малых и средних компаний документов, описывающих актуальные сейчас цели бизнеса, нет. Поэтому далее используется выражение «приоритеты бизнеса», то есть цели или направления развития бизнеса примерно на год вперед.

Перечень типовых требований бизнеса к ИТ рассмотрен на рисунке:

Изменения целей (приоритетов) бизнеса во время кризиса

Рассмотрим более подробно типовые требования бизнеса к ИТ, которые можно отнести к увеличению выгод бизнеса. Я проводил опросы бизнес-менеджеров российских компаний, используя вначале типовые ожидания от ИТ зарубежных компаний (несколько лет назад подробное исследование проводила одна из международных компаний), а потом получил список типовых требований к ИТ для российских компаний. Вот эти требования по результатам опроса, проведенного в период с 2011 по 2013 годы:

1. Повышение доходов бизнеса;
2. Поддержка роста бизнеса;
3. Повышение управляемости бизнеса;
4. Снижение затрат на ведение бизнеса;
5. Снижение рисков бизнеса;
6. Получение новых возможностей;
7. Удовлетворение личных амбиций.

Интересно, что важное для зарубежных компаний требование «ИТ поддержка быстрого внедрения новых моделей бизнеса» оказалось совсем не актуально для руководителей российских компаний, которых я опрашивал. А вот «удовлетворение личных амбиций» весьма часто оказывается одним из самых важных требований генерального директора в России (раньше из-за этого весьма часто вместо 1С выбирали SAP, хотя начиная с 2014 года, SAP стал еще более дорогим и гораздо более рискованным решением).

Во время кризиса, для руководителей компаний наиболее актуальными становятся другие требования бизнеса к ИТ (результаты опроса 2015 года):

1. Снижение затрат на ведение бизнеса;
2. Повышение управляемости бизнеса;
3. Выживание компании во время кризиса (в т. ч. сохранение клиентов, персонала, технологий и производства).

Определение основных проектов по ИТ

Как показывает практика консалтинга и обучения, очень наглядным для выявления основных проектов по ИТ является простой рисунок со стрелочками, показывающими соответствие между возможными проектами по ИТ и приоритетами улучшения ИТ:

Генеральному директору (или куратору ИТ) самостоятельно весьма сложно определить, какие конкретные проекты по ИТ целесообразно запланировать на ближайшие несколько лет. Однако, ему вполне реально выбрать из списка типовые требования к ИТ и приоритеты ИТ, в соответствии с которыми руководитель ИТ-службы сможет разработать план проектов по ИТ, учитывающий текущие приоритеты бизнеса.

На приведенном примере  показаны только основные связи между приоритетами улучшения ИТ и проектами по ИТ. Конечно, связей гораздо больше, но если все их нарисовать, то основные связи могут быть не видны. Для более точных оценок надо делать таблицы соответствия с оценкой степеней влияния (например, от 0 до 1 или, точнее от -1 до 1, так как может быть и негативное влияние).

Почти во всех случаях, когда я делал подобные работы, неожиданно для всех выяснилось, что к приоритетным областям улучшения ИТ относится не так много проектов, зато есть множество проектов по областям, не приоритетным, но понятным и интересным для лиц, инициирующих проекты по ИТ. Если проекты выдвигает ИТ-директор с техническим образованием, то большая часть проектов может относится к инфраструктуре ИТ. Если в планировании ИТ активное участие принимает гендиректор, то будет много проектов по информационным системам, но почти ничего по улучшению инфраструктуры и управления ИТ.

Кроме того, для более точного планирования проектов надо учитывать и недостатки в текущем состоянии ИТ.

Сравнение наиболее популярных в России проектов по ИТ

Рассмотрим сравнение наиболее популярных сейчас в России проектов по ИТ. Оценки проектов сделаны мной весьма индикативно, и для каждого конкретного предприятия они могут быть другими. Итоговый приоритет оценен по медике сравнения проектов «светофор Михайлова».

Как ни странно, проекты по улучшению управления ИТ выглядят весьма выигрышно по соотношению выгоды/затраты (см. таблицу):

Табл. Наиболее популярные в РФ проекты по ИТ: оценка приоритетов

Название проекта	Длительность проекта, месяцев	Выгоды	Затраты	Риски	Итоговый приоритет
Автоматизация направлений бизнеса
Автоматизация продаж (внедрение CRM)	3-6	M	M	M	M
Продающий сайт	3-6	M	L/M	M	M
Автоматизация производства (ERP)	3-6	M	M	M	L/M
Автоматизация документооборота	3-6	L/M	M	M	L/M
Внедрение BI	6-12	M	H	H	L
Автоматизации управления поставками (SCM)	3-6	M	M	M	M
Инфраструктура ИТ
ЦОД: создание	6-12	M	H	M	L/M
ЦОД: аренда	1-3	M	L/M	L/M	M/H
Сети: резервные каналы связи до всех филиалов	3-6	M	L/M	L/M	M
«Облачные вычисления»	6-12	M	L/M	M	M
Управление ИТ
ИТ-стратегия	3	H	L	L/M	H
Каталог ИТ-сервисов и SLA	2-3	M	L	L	H
Автоматизация службы поддержки ИТ	3	M	L/M	L/M	M/H

Обозначения: «L»: низкие(ий); «L/M»: ниже средних; «M»: средние; «M/H»: выше средних; «H»: высокие(ий).

Видно, что почти все проекты по внедрению типовых информационных систем можно отнести к категории «средних» проектов: выгоды сопоставимы с затратами, средние риски. Например, проекты по внедрению BI (Business Intelligence) во многих случаях могут потребовать больше ресурсов, чем принесут выгод. Да и не факт, что вообще удастся успешно использовать BI в вашей компании.

Предположительно хороших проектов (выгоды существенно больше затрат и невысокие риски) немного, да и относятся они скорее к управлению ИТ, ну и к аренде технических средств:

• аренда ЦОД;
• разработка ИТ-стратегии;
• разработка каталога ИТ сервисов и SLA;
• автоматизация службы поддержки ИТ.

Оптимизация ИТ в соответствии с требованиями бизнеса

Как уже было рассмотрено в начале этой главы, вряд ли гендиректору нужно самому разрабатывать точные планы или стратегии развития ИТ. Для гендиректора (или куратора ИТ, если ИТ подчинено не гендиректору) целесообразно:

1. Задать требования бизнеса к ИТ;
2. Проконтролировать, чтобы эти требования были учтены в планах по ИТ на ближайший год, а лучше – в подробной ИТ-стратегии на 2-3 года;
3. Регулярно контролировать выполнение планов по ИТ и ИТ-стратегии, лучше раз в квартал.

Подходы к оптимизации ИТ в соответствии с требованиями бизнеса рассмотрены в методике «Оптимизация ИТ». Это небыстрая работа на несколько месяцев, требующая времени и квалификации. В любых случаях, руководитель ИТ-службы должен участвовать в разработке ИТ-стратегии и нести ответственность за ее выполнение.

Если кратко, то можно посоветовать гендиректорам крупных и средних компаний поручить ИТ-директору разработать ИТ-стратегию совместно с консультантами (под их методическим руководством, но чтобы ответственность и за разработку и за выполнение ИТ-стратегии нес ИТ-директор). Для небольших компаний более уместно послать руководителя ИТ-службы на обучение по ИТ-стратегии (с ее собственно и разработкой).

Отзыв на аудит ИТ для Национального Расчетного Депозитария (группа компаний ММВБ)

«Александр Михайлов вел у меня курс по ИТ-стратегии. Во время данного курса я понял, что вместо того, чтобы самому разработать ИТ-стратегию, тратя на это большое время и, возможно, сделав массу ошибок, лучше пригласить для разработки серьезной ИТ стратегии большой компании квалифицированного консультанта по ИТ-стратегиям, коим Александр, определенно является.
В рамках работ по аудиту был проведен подробный анализ управления ИТ и приложений. Были выявлены основные проблемные области и разработан план проектов по улучшению управления ИТ и доработки приложений. Особо впечатлил объем работы по анализу уровня автоматизации всех основных бизнес-процессов нашей компании. Все работы были выполнены с высоким качеством и в срок».

А.П. Семин, руководитель Департамента нормативно-технологического обеспечения Национального Расчетного Депозитария (группа компаний ММВБ)

Публикации Александра Михайлова по ИТ для бизнеса

см. все публикации

Помощь в выявлении требований бизнеса к ИТ

а) Публикации А. Михайлова

• книга «ИТ-стратегия для гендиректора»
• статья «Требования бизнеса к ИТ…»
• статья «Согласование ИТ и бизнеса: планирование улучшений для своей компании»

б) Практическая помощь

• стратегические сессии, в т.ч. сессия по требованиям бизнеса к ИТ
• обучение с параллельной разработкой ИТ-стратегии

Консультация по требованиям бизнеса к ИТ